办公文件可不能做完就堆在桌上哦!曾经有朋友跟我分享过他的文件管理经验,因为桌上文件太多,原有的桌子完全堆不下了,就跟公司申请了一个新的桌子,来专门堆文件。
天哪,可千万别这样整理。
文件整理,首先我们得分清类型。例如该文件是正在处理中的文件还是存档文件。
关于处理中的文件
处理中的文件,我们可以用抽屉式的文件储物架来管理。将架子分为3层,最好拿的最上一层,我们用来放正在处理中的文件,因为需要随时抽取,放在最容易拿的上层最合适。
在处理文件时需要查阅的资料,可以放在第二层。
最下面一层,是已经处理完成,待归档文件,处于这个位置的文件,都需要最终被转移到文档管理处。
在被归档前,可以临时放一下,但当这堆文件逐步增多,开始顶到资料层,它就必须给处理了,放在第三层也是给自己一个缓冲和提醒,让自己不能疏于归档文件的管理。
关于归档文件
文书、法律相关(合同)和财务类的文件,按照国家规定,在处理完成后,必须要保存3年,以便复查。
所以,我们的文件处理完成后,还应该根据其属性再次进行归档。当然归档也要分归档的目标。属于个人资料型的归档,可以按照文档所属类型,分别放入文
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